A. Requisitos básicos de conducta
A.1. Conducta conforme a la normativa
Cumplir la ley y acatar el sistema legal en todos los países donde operamos es uno de los principios fundamentales de Thorndike
Deland. Todos los empleados han de obedecer la ley y la regulación que establece el sistema legal donde ejercen su actividad, al igual que las políticas de Thorndike Deland aplicables.
A.2. Respeto mutuo, honestidad
e integridad
Respetamos la dignidad, la privacidad y los derechos de todas las personas. Trabajamos conjuntamente con personas de distinta etnia, cultura, religión, edad, discapacidad, raza, identidad sexual, ideología y género.
De acuerdo con nuestros principios corporativos y la regulación laboral de los numerosos países donde trabajamos, no toleramos ningún tipo de discriminación por las cualidades enumeradas anteriormente, de acoso o comportamiento
ofensivo, sexual o personal en ningún aspecto.
Estos principios se refieren tanto a la cooperación interna, como a la conducta de nuestros socios externos. Tomamos decisiones respecto a las personas con las que trabajamos
– incluyendo el personal, los proveedores, los clientes y los socios corporativos–. Somos socios fiables y no hacemos promesas que no podemos cumplir.
A.3. Responsabilidad para con la reputación de Thorndike Deland
En
gran medida, la reputación de Thorndike Deland viene determinada por nuestros actos y el modo en que todos y cada uno de nosotros se presenta. Una conducta ilegal o inadecuada por parte de un único trabajador puede causar un daño
considerable a la empresa. Todos los trabajadores han de preocuparse por mantener y fomentar la buena reputación de Thorndike Deland.
A.4. Dirección, responsabilidad y supervisión
En una organización,
una cultura de integridad y respeto a la normativa comienza por arriba. Todos los líderes han de cumplir con sus deberes organizacionales y de supervisión. Todos son responsables de los trabajadores a su cargo. Todos han de ganarse
el respeto mediante un comportamiento, un desempeño, una apertura y una competencia social ejemplar. Esto supone, entre otras cosas, que cada líder ha de hacer hincapié en la importancia de conducirse de manera ética y cumplir las
normativas, convertir esto en una práctica de negocio habitual y fomentarlo mediante el liderazgo personal y la formación. Asimismo, cada líder ha de fijar objetivos claros, ambiciosos, realistas y liderar con el ejemplo.
Los
líderes han de dar a sus trabajadores tanta responsabilidad individual y margen de actuación como sea posible, a la vez que dejan claro que se exige cumplir la normativa bajo cualquier circunstancia y en todo momento. También han
de estar accesibles en el caso de que los trabajadores y/o socios externos quieran plantear cuestiones relativas a adecuarse a la normativa, hacer preguntas, comentar un problema profesional y/o personal. Estas responsabilidades de
los líderes no eximen a los trabajadores de sus propias responsabilidades.
Todos hemos de trabajar juntos para cumplir las leyes vigentes y las políticas de Thorndike Deland. Para ofrecer a los trabajadores una idea del
liderazgo y el apoyo que pueden esperar de sus superiores, se enumerarán las responsabilidades específicas de los líderes:
1. El líder ha de seleccionar cuidadosamente a los trabajadores en función de su aptitud personal
y profesional. La obligación de actuar con la diligencia debida aumenta según la relevancia de la tarea asignada al trabajador.
2. Las indicaciones dadas a los empleados por el líder han de ser precisas, completas y vinculantes,
en especial en lo que se refiere al cumplimiento de la ley (deber de dar instrucciones).
3. El líder ha de asegurarse de que se supervise el cumplimiento de la ley de forma continua (deber de supervisión).
4.
El líder ha de transmitir claramente a los trabajadores la importancia de la integridad y el cumplimiento de las normativas. Asimismo, ha de transmitir que infringir la ley es inaceptable y acarreará consecuencias laborales (deber
de comunicar).
B. Tratamiento de los socios corporativos y terceros
B.1. Anticorrupción: ofreciendo o concediendo ventajas
Competimos de manera justa mediante la calidad y el
precio de nuestros servicios, no ofreciendo beneficios indebidos a otros. Consiguientemente, ningún trabajador y/o asociado puede ofrecer, prometer, conceder o autorizar, de forma directa o indirecta, la entrega de dinero u otro elemento
de valor para obtener una ventaja deshonesta.
Cualquier oferta, promesa, concesión u obsequio ha de ajustarse a la normativa y política de Thorndike Deland aplicable. Esto significa que dicha oferta, promesa, concesión u
obsequio no se podrá hacer efectiva si se sobrentiende como un intento de influir de manera indebida en la contraparte comercial para que Thorndike Deland obtenga un beneficio inmerecido en una transacción empresarial.
Por
ello, los trabajadores, representantes o socios en organizaciones conjuntas y/o entidades similares han de actuar según corresponda para:
• Garantizar que terceros comprenden y se atienen a las políticas anticorrupción de
Thorndike Deland o el equivalente.
• Evaluar las cualificaciones y la reputación de esos terceros.
• Incluir cláusulas apropiadas en acuerdos y contratos destinados a la protección de Thorndike Deland.
Esto aplica
en particular, aunque no únicamente si se contacta con funcionarios del gobierno en nombre de Thorndike Deland. Por último, cada decisión de la organización relativa a una inversión –ya sea la compra de una participación mayoritaria
en una compañía, una participación minoritaria o un acuerdo de empresa conjunta– ha de basarse en una comprobación previa de la conformidad.
B.2. Anticorrupción: solicitar o aceptar beneficios
No está permitido
que los trabajadores utilicen su puesto para solicitar, exigir, aceptar, obtener o que se les prometan beneficios. Esto no es aplicable a aceptar obsequios ocasionales por un valor puramente simbólico, a comidas o a invitaciones por
un valor proporcionado a las costumbres y los usos locales y la política de Thorndike Deland. Cualquier otro obsequio, comida o invitación deberá ser rechazado.
B.3. Contribuciones políticas, donaciones benéficas y patrocinio
Thorndike
Deland no realiza contribuciones políticas (donaciones a los políticos, a los partidos políticos o a organizaciones políticas). Como miembro responsable de la sociedad, Thorndike Deland efectúa donaciones monetarias, de productos
y/o servicios para la educación y la ciencia, el arte y la cultura y a proyectos sociales y humanitarios. Los patrocinios para los que Thorndike Deland recibe publicidad no se consideran donaciones, ni son contribuciones a las asociaciones
de la industria o pagos para membresías en organizaciones que sirven a los intereses empresariales. Ciertas donaciones están prohibidas en todos los casos, entre las que se incluyen:
1. A particulares y a organizaciones
sin ánimo de lucro.
2. Pagadas a cuentas privadas.
3. A organizaciones cuyos objetivos son incompatibles con los principios corporativos de Thorndike Deland, o
4. Que podrían dañar la reputación de Thorndike
Deland. Todas las donaciones han de ser transparentes.
Esto supone, en principio, que la identidad del receptor y el uso al que se prevé destinar la donación han de estar claros, así como el motivo y el propósito de
ésta justificados y documentados. Las cuasi donaciones, es decir, las donaciones que aparentan ser una compensación por un servicio pero, su valor es notablemente superior al valor del servicio, también están prohibidas.
Patrocinio
se refiere a cualquier contribución monetaria o en especie realizada por Thorndike Deland a un evento organizado por un tercero a cambio de la oportunidad de publicitar la marca Thorndike Deland como, por ejemplo, desplegar el logotipo,
que Thorndike Deland se mencione en los discursos de apertura o clausura o la participación de un portavoz en un panel de discusión, así como entradas para el evento. Todas las contribuciones de patrocinio han de ser transparentes,
conforme a un acuerdo escrito, con fines empresariales justificados y proporcionadas a la consideración tenida por el anfitrión del evento.
No se pueden prometer, ofrecer o realizar contribuciones con el fin de lograr
ventajas competitivas injustificadas para Thorndike Deland o con otros propósitos indebidos, ni respecto a eventos organizados por individuos u organizaciones cuyos objetivos son incompatibles con los principios corporativos de Thorndike
Deland o que dañen en la reputación de la compañía.
B.4. Abastecimiento al / los gobierno(s)
Thorndike Deland compite por contratos con entidades gubernamentales y empresas públicas en todo el mundo.
En todos los tratos e interacciones de Thorndike Deland con gobiernos actuamos con transparencia, honestidad y rigor. Cumplimos la ley y la normativa aplicable relativa al abastecimiento gubernamental, incluyendo aquella que prohíbe
los intentos de influenciar de forma indebida a funcionarios del gobierno.
B.5. Trabajar con proveedores
Como compañía, Thorndike Deland espera que sus proveedores compartan sus valores y cumplan con la
normativa vigente. Thorndike Deland espera de sus proveedores que se rijan de acuerdo a los siguientes principios, adoptados por la empresa, con respecto a las responsabilidades de las partes interesadas frente al medioambiente:
•
Cumplir todas las leyes aplicables.
• Combatir la corrupción.
• Respetar los derechos humanos de los trabajadores.
• Cumplir las leyes que prohíben el trabajo infantil.
• Asumir la responsabilidad sobre la salud y seguridad
de sus trabajadores.
B.6. Solicitar y aceptar beneficios
• Los trabajadores no están autorizados a utilizar su puesto para solicitar, exigir, aceptar o sacar provecho.
• Los trabajadores no pueden
ofrecer a terceros (u aceptar de éstos) obsequios, atenciones, gratificaciones, beneficios u otros incentivos que pudieran (I) afectar su imparcialidad profesional, (II) influir en una decisión de negocio o (III) llevar a una conducta
indebida respecto a las obligaciones oficiales. Igualmente, no se permite ofrecer o aceptar donaciones en efectivo.
• Los empleados pueden ofrecer y aceptar obsequios e invitaciones ‘razonables’ y ‘proporcionados’. Para determinar
qué es ‘razonable’ y ‘proporcionado’ han de considerar (I) el valor del obsequio o el beneficio, y (II) la frecuencia con la que ese mismo obsequio o beneficio u otro similar es ofrecido:
• Los obsequios, atenciones, gratificaciones,
beneficios u otros incentivos por un valor superior (o equivalente) a 50 dólares USD, ofrecidos o recibidos, han de solicitar con anterioridad la aprobación del líder de la oficina/departamento y no se considerarán tan ‘razonables’
y ‘proporcionados’.
• Una vez que los obsequios, atenciones, gratificaciones, beneficios o incentivos recibidos por un trabajador hayan sido aprobados por el líder de la respectiva oficina/departamento, el líder ha de plantearse
llevar a cabo un sorteo de éstos entre los trabajadores de esa oficina.
• Obsérvese que cualquier otro acto cometido que se pueda considerar fraude interno derivará en el despido inmediato del trabajador.
Los siguientes
actos serán considerados fraude interno, entre otros:
“Ayudar” a los clientes a obtener ofertas y/o descuentos.
Cualquier tipo de colusión o relación con los trabajadores no revelada.
Dar a conocer información
confidencial a terceros fuera de la compañía.